+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Документооборот в организации пример схема

Документооборот в организации пример схема

Активировать демодоступ. Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов. Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Схема создания кадрового документооборота

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документооборот в организации пример схема. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Активировать демодоступ. Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании.

Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому — ключевые параметры этого процесса.

Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения.

Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными. Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются.

В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей. Скорость движения — максимальная, маршрут — кратчайший, трудозатраты — минимальные , - создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании:.

Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник в небольших компаниях должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции. Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.

У каждого вида документа - свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения. Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации — однократным. Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.

Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок. Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:. Такой учет позволит остановить выбор на оптимальной форме организации оборота документов :. Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций единоначалия.

Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией. Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности. Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы. Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же. Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения. Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:.

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю. Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т. Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения. Основным принципом всех этапов является рациональное движение, то есть оптимизация потоков, их объединение и сокращение.

С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем. Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс. Унифицированной схемы графика не существует.

Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.

Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании. В него нужно включить не только те бумаги, которые появляются ежедневно накладные, акты, кадровые документы , но и те, которые образуются сравнительно редко например, документы, оформляющие представительские расходы или рекламные акции.

С первичной документацией это сделать достаточно просто — тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить.

Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика.

Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги. Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика — блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной — удобнее окажется таблица. Главный принцип — вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Новые правила оформления актов: образцы и примеры. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Схемы документооборота. Темы: Документооборот Система документооборота.

Из статьи вы узнаете: как разработать схему документооборота на предприятии; как схема документооборота влияет на эффективность работы организации; как составить схему документооборота на примере.

Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость. Документы одного типа двигаются единообразно. Справка Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловых бумаг в отдельно взятой компании должен опираться на учет следующих факторов: Особенности ее организационной структуры Традиции принятия управленческих решений Система делегирования полномочий. Справка В данной схеме указываются: исполнители то есть подразделения, принимающие участие в обработке данного потока ; маршрут то есть порядок следования исполнителей ; наличие реверсивных движений попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю ; характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем.

На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение. Этап первый. Определяем документы для схемы Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании.

Этап второй. Назначаем ответственных за оформление бумаг С первичной документацией это сделать достаточно просто — тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Этап третий. Устанавливаем сроки. Этап четвертый. Выбираем оформление Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика — блок-схема. Важное в ноябре Акт как составить и оформить Как подготовить совещание: примерный план и образцы документов Как рассчитать объем документооборота и зачем вам надо это делать Вам поручили подготовить презентацию для шефа: как это сделать на уровне Как за 5 шагов добавить комфорта рабочему месту Модные тенденции в деловой одежде на сезон осень-зима — Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос.

Документооборот в организации пример схема

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Активировать демодоступ. Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Внешний контур начинается с входящих внешних документов, которые поступают на предприятие извне. Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Активировать демодоступ.

Документооборот на предприятии: правила и принципы

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой государством, обществом, гражданами , с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Как сделать быстрей и проще подготовку документов с помощью автоматической маршрутизации на примере договоров и соглашений. Оставить заявку. Главная О документообороте Интересные материалы Делопроизводство, электронный документооборот Интересные материалы Организация документооборота на предприятии и в организациях.

Схемы документооборота

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

.

Документооборот в Организации Пример Схема

.

Пример: Недавно оказал посредническую услугу как физическое лицо. Но все пошло не так. Я пытался вернуть свои деньги, но меня обвинили в.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. lomelea

    Button class yt-uix-button yt-uix-button-size-default yt-uix-button-default load-more-button yt-uix-load-more comment-replies-renderer-paginator comment-replies-renderer-expander-down yt-uix-button-link aria-label Показать 8ответов onclick ;return false; type button data-uix-load-more-href /comment_service_ajax?action_get_comment_replies=1 data-uix-load-more-target-id comment-replies-renderer-Ugz_tCLu-7axR133FZh4AaABAg data-uix-load-more-post true data-uix-load-more-post-body page_token=EiYSCzhVLUhQdG1fckhjwAEAyAEA4AEBogINKP___________wFAABgGMk8aTRIaVWd6X3RDTHUtN2F4UjEzM0ZaaDRBYUFCQWciAggAKhhVQ3hTNHBfSUUyZlFHNWtKdTljb3huNHcyCzhVLUhQdG1fckhjOABAAUgK >

  2. Антип

    А написать заяву в ДВС?

  3. gutgona89

    Красавчик, все по существурассказал

  4. Глафира

    6 признак,если адвокат БЕСПЛАТНЫЙ!

  5. Владислава

    Спасибо,Андрей Михайлович! Печально всё это. Это не нормально,когда наркотики подбрасывают,людей пытают,пусть даже и преступивших закон,об этом постоянно и СМИ говорят и адвокаты и правозащитники,а воз и ныне там. Наверное _политика государства такова.

© 2018-2020 zaostroiservis.ru